В каждой компании процесс включения сотрудника в работу коллектива происходит по-разному. В малых фирмах адаптация проходит быстро и легко, а вот что делать крупным компаниям, штат которых насчитывает тысячи работников? Как наладить эффективную работу персонала, поспособствовать тому, чтобы о Softline отзывы сотрудников были только положительные. Об этом поделиться Надежда Меренкова — директор отдела кадров и адаптации персонала компании Softline.
Что такое система адаптации персонала? Как она работает? Почему Softline решила внедрить именно её?
«Моя работа в Софтлайн началась в 2007 г. со знакомства со штатом компании. На то время на каждого менеджера приходилось от 20 до 40 открытых вакансий. Динамика набора новичков сказывалась не только на их адаптации в фирме, но и на работоспособности. Специалист, который становился частью Softline, по сути, имел своего наставника. Однако, взирая на количество новых кандидатов, работник просто не успевал обучать подчинённого и передавать ему необходимый багаж знаний. В результате, обучение носило систематический характер. Кандидат, не справляясь с обязанностями и не получая должного внимания, просто увольнялся. Мы заметили, что в среднем специалист работал в Softline менее года. Текучка кадров стала нашей проблемой. Для её решения нам нужна была эффективная система адаптации персонала.
Как происходил процесс внедрения системы адаптации в политику компании?
Для начала нам нужен был качественный проект. Мы разработали документ, в котором чётко сформировали цели адаптации, временные рамки, перспективы и способы решения возможных проблем. Для того, чтобы система эффективно действовала на всех уровнях, мы вынесли документ на утверждение всем руководителям основных подразделений. Были внесены различные корректировки. Нам было важно мнение топ-менеджеров, которые являются посредниками между руководством и работниками.
Проект был готов в 2009 г . Это был своеобразный свод гибких правил, которые мы до сих пор дополняем.
Стоит отметить, что за основу в документе была взята таблица (матрица), в которую вносились данные о сотрудниках, которые принимают участие в адаптации. Сам процесс мы разделили на две части: первичную и вторичную. Первая предусматривает работу с новичками, которые только пришли в компанию. Вторая касается кандидатов, которые получили повышение или были переведены на новую должность. Для каждого у нас имеются свои цели и задачи, которые разработаны с учётом интересов сотрудников и компании.
Какая роль новичка в системе адаптации персонала? Какие его первые действия?
Приём сотрудника в штат Softline начинается с оформления всех документов. Затем работника знакомят с должностной инструкцией, объясняют функциональные обязанности. Наставник может ознакомить его с планом индивидуальных заданий на испытательный срок, а руководитель – провести собеседование. Также, для упрощения адаптации специалиста в коллективе и выполнения им прямых обязанностей, мы выдаём работнику список должностных лиц, к которым можно обратиться за помощью или консультацией. Поэтому работа в Softline, отзывы о которой можно найти в сети, предусматривает не только возложения на новичка сложных задач, но и помощь в их выполнении.
Далее сотруднику необходимо будет посетить несколько мероприятий. Первая встреча называется Welcome. Она проходит как в форме собеседования, так и в виде презентации. Руководитель компании знакомит потенциальных кандидатов на определённую должность с перспективой работы в компании, карьерным продвижением.
Вторая встреча – это Well-start. К сожалению, в силу отдалённости малых офисов от центрального, такое мероприятие доступно только для работников Москвы и региона. На встрече новичка сопровождает персональный тренер. В новом офисе кандидат может попробовать себя в любой роли. Так, мы пытаемся определить потенциал специалиста, его стремление к карьерному росту.
После того, как работник пройдёт испытательный срок, ему предстоит сдача своеобразного экзамена. Это в основном тесты и срезы знаний о продуктах, основах продажи и т. п.
Какая теория была использована при разработке персональной системы адаптации в Softline?
За основу мы взяли теорию Наталии Володиной. Это ведущий бизнес-тренер крупного холдинга AS Silvano Fashion Group. Она выделила для каждого этапа адаптации определённые задачи, выполнение которых способствует становлению работника как полноценного квалифицированного специалиста.
Сегодня в наших планах – усовершенствование системы адаптации Softline. Для этого мы планируем выделить из штата сотрудников группу тренеров, которые будут обучать персонал. Таким образом, мы не только решим проблему быстрой адаптации человека в трудовом коллективе, но и сможем сформировать команду лидеров.
Также, одним из приоритетных направлений, которые мы стремимся развивать – это знакомство с сотрудниками. Уже сейчас в Уфе практикуется программа презентации личности. Новички готовят краткую биографию о себе, рассказывают у вкусах, хобби и предпочтениях. Это помогает персоналу ближе познать друг друга и наладить дружелюбную обстановку. Поэтому наша система адаптации персонала готовит человека не только к труду, но и учит его быть коммуникабельным, открытым к общению.
