Хранение документов – мероприятие не просто желательное, но и необходимое. Обязанность организации обеспечить сохранность учетной и кадровой документации в течение определенного времени установлена на законодательном уровне. Предусмотрел законодатель и ответственность за несоблюдение этого правила – для юридических лиц суммы штрафов достаточно существенны.
Как бы то ни было, но в процессе деятельности всякой компании образуется то или иное количество бумаг. В случае, когда речь идет о крупных фирмах, величина архива и вовсе может впечатлять. Особенно, учитывая тот факт, что некоторые акты (кадровые, к примеру) должны храниться десятилетиями.
В свою очередь это неизбежно оборачивается необходимостью создания архива на предприятии. Порядок данного мероприятия также регламентирован на законодательном уровне и предполагает соблюдение определенного регламента. И это, не считая того факта, что современные реалии диктуют свои требования – необходимость формирования IT-архива, создание электронного документооборота, сканирование документов (http://www.osgrm.ru/uslugi/skanirovanie-dokumentov-i-vvod-dannich).
Каждое из указанных действий нуждается в значительных материальных и административных ресурсах, ведь создание собственной архивной службы – это необходимость нанять персонал, провести соответствующее обучение, приобрести специальное оборудование, осуществить ряд сопутствующих мероприятий. Стоит ли удивляться при этом, что многие компании предпочитают в этих случаях помощь сторонних профессионалов. Услуги аутсорсеров весьма востребованы во многих сферах, и архивная не стала исключением.
Сотрудничество с такими организациями позволяет решить множество задач разом и имеет целый ряд безусловных преимуществ, среди которых особенно хотелось бы выделить:
- Экономию полезной площади. Учитывая современные расценки на коммерческую недвижимость и солидность многих архивов, данный аспект более чем значим и актуален.
- Экономию средств. По итогам создание собственного архива почти наверняка обойдется дороже, чем стоимость услуг специализированной компании.
- Экономию времени и возможность сосредоточиться на своей непосредственной деятельности, доверив сопутствующие мероприятия профессионалам.
Имеет внеофисное хранение документов и прочие безусловные достоинства. Такие, например, как высокое качество осуществляемых мероприятий.
Перечень услуг архивных компаний широк и разнообразен и включает в себя, к примеру, такие мероприятия, как сканирование актов, создание e-архивов, IT- архивов, уничтожение документов и многое другое.
По итогам клиент получает возможность беспрепятственного доступа к электронным версиям документов из любого места. Главное – наличие компьютера и доступа к сети интернет. Что касается бумажных носителей, то им также обеспечивается надлежащее хранение по всем правилам. В случае необходимости по запросу владельца бумаг они доставляются курьером в его адрес максимально оперативно. Таким образом, совершенно очевидно, что внеофисное хранение документов – это удобно, безопасно и эффективно.
