Еще несколько лет назад деятельность какой-либо компании сложно было представить без факсового устройства. Но технологии не стоят на месте, и со временем появилась возможность отправлять и получать факсы без факсимильной техники. Теперь не нужно тратить средства на покупку специального оборудования, а можно использовать виртуальный факс «1АТС», «Mango Office», «Zadarma» или другого провайдера облачной IP-телефонии.
На сегодняшний день данная технология является одной из востребованных на рынке услуг IP-телефонии. Виртуальный факс обеспечивает высокий уровень защиты корпоративной информации, позволяет оперативно обмениваться ею, способствует быстрому электронному документообороту, получать. По факту, это виртуальный телефонный номер выделенный для отправки и получения факсов с их последующей переадресацией на электронную почту. Происходит все посредством сети Интернет.
Данный сервис работает по протоколу FoIP - Fax over IP. Он позволяет отправлять и получать факсимильные сообщения по e-mail с помощью ноутбука, ПК или смартфона, используя имеющийся телефонный номер факса. Протокол FoIP преобразует традиционный факс в цифровой вид. После чего, сформированный файл отправляется как вложение по электронной почте, а отправитель получает уведомление об успешной доставке. Получатель может сохранить документ в цифровом формате.
Такой подход позволяет свести к минимуму присутствие человека, а использование отдельной телефонной линии сводит на ноль вероятность того, что линия будет занята.
Как отправлять и получать факсы по e-mail
Для отправки факсимильного сообщения через электронную почту нужно подключиться к 1АТС или другому провайдеру, который предоставляет услуги отправки факса через интернет. Такой подход позволяет не только отправлять и получать факсы по e-mail, но и открывает другие возможности виртуальной АТС. Осуществление операции и настройки у разных операторов могут отличаться, но общий принцип выглядит так:
- Для отправки одного факсимильного сообщения из личного кабинета ВАТС, нужно выбрать соответствующий пункт меню.
- После найти кнопку создания нового факса.
- В открывшемся окне ввести номер телефона, SIP-аккаунт или электронную почту, на который нужно отправить факс. Здесь можно выбрать время отправки.
- Выбрать файл для отправки. Как правило поддерживаются форматы doc, docx, xls, xlsx, pdf, txt, rtf, ppt, pptx, bmp, jpg, jpeg, gif, tiff, png.
- В поле «Отправитель» есть возможность указать заголовок факса (номер телефона отправителя, название компании, прочее).
- Нажать кнопку «Отправить факс».
Также может быть возможность создать рассылку.
Если к облачной АТС подключено несколько телефонных номеров, то факс будет отправлен с номера, который установлен у отправляющего факсимильное сообщение сотрудника в качестве номера для исходящих звонков.
Чтобы отправить факсимильные сообщения непосредственно с электронного почтового ящика, нужно выполнить следующие действия:
- Открыть форму для создания сообщения электронной почты в своем почтовом аккаунте.
- Указать номер факса получателя в соответствующей графе. Это может быть номер из нескольких цифр без пробелов и других символов, разделяющих цифры.
- После номера получателя добавить "@".
- После "@" указать домен факс-сервиса формата yourfaxservice.com или SIP-аккаунт облачной АТС.
- Прикрепить нужный файл для отправки.
- Нажать «Отправить».
Отправляя факсимильные файлы через сеть Интернет на электронный почтовый ящик, в личном кабинете профиля создается резервная его копия, что позволяет не беспокоиться о сохранности важных документов.
Чтобы получить факсимильное сообщение на e-mail, тоже не требуется особых усилий. Как правило, провайдеры IP-телефонии предлагают принимать факсы несколькими способами:
- прием во время телефонного разговора;
- автоматическое распознавание и прием факсимильных сообщений;
- через пункт для приема факсов в IVR-меню;
- прием на электронную почту.
Для последнего, чтобы принимать факс на e-mail, в соответствующей вкладке нужно выбрать такую возможность (как правило, установка «флажка», «галочки»). В таком случае, факс будет переадресовываться на электронный адрес сотрудника, указанный в его профиле.
Приобретение и установка факсимильного устройства, его обслуживание требуют дополнительных расходов. Ко всему прочему, сотрудникам компании приходится ожидать своей очереди, чтобы получить свой документ. Виртуальный же факс - это незаменимое решение данной проблемы:
- простота подключения и удобство в использовании;
- экономия на покупке дополнительной оргтехники и ее обслуживании;
- ведение документооборота в электронном виде;
- залог конфиденциальности информации;
- возможность отправлять и получать файлы на e-mail за пределами офиса с помощью планшета, смартфона, ПК или ноутбука.
Сервис дает возможность обмена факсимильными сообщениями с людьми, компаниями любых регионов, выходить на международные арены и двигаться в ногу с современными технологиями, быть впереди конкурентов.
